关于印发《吉林省地方税务局公文处理办法》的通知

各市州、县（市、区）地方税务局，省局机关各处室、各直属单位：

为进一步规范地税系统公文处理工作，提高公文处理质量和效率，省局根据国家税务总局和省政府办公厅的新规范、新要求，并结合近些年全系统公文运行实际，对原公文处理办法进行了全面修订，现将《吉林省地方税务局公文处理办法》印发给你们，请遵照执行。

吉林省地方税务局公文处理办法

第一章 总 则

第一条 为规范全省地税机关公文处理工作，提高公文处理质量和效率，根据国家税务总局印发的《全国税务机关公文处理实施办法》（国税发〔2004〕132号）、《全国税务机关计算机公文处理操作规程》（国税办发〔1999〕45号）、《税收规范性文件制定管理办法》（国家税务总局令2010年第20号）》和省政府办公厅的有关规定，结合全省地税系统公文运行实际，制定本办法。

本办法适用于电子公文和纸质公文处理。

第二条 税务机关的公文（包括电报，下同），是税务机关在税务管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针政策、依法行政、实施税务行政措施和进行税务公务活动的重要工具。

税务系统内部制发公文，应当采用电子公文形式。

公文处理计算机应用系统的管理由各级地税机关办公室负责；技术支持与维护由各级税务机关的信息中心负责。

第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第四条 各级地税机关的办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并负责指导下级机关的公文处理。各级地税机关领导干部应模范遵守本办法，并加强对公文管理工作的领导和指导。

第五条 公文由文秘人员统一收发、分办、传递、缮印、用印、整理、归档和销毁。各级地税机关的办公室应当设立文秘岗位、配备专职人员负责公文处理工作。

第六条 公文处理应当贯彻“党政分开”的原则。党委（含党组）系统和机关行政系统的公文分别按照党中央、国务院有关公文处理的规定办理；在公文格式上，发文机关标识、发文字号和印章的使用上不得混用；不以行政机关名义向党的组织行文，除特殊情况外，不就具体行政事务向党的组织直接报告工作、请求批示。

党的组织不向行政机关请示或报告工作，除特殊情况外，不直接向行政机关行文，一般应向行政机关中的党委或党组行文。

第二章 公文种类

第七条 全省地税机关的公文种类主要有：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。具有普遍的指导性、行政的约束性和相对的稳定性。属下行文。

（二）公告

适用于向国内外宣布重要事项。具有庄重性和告知对象的广泛性。公告根据内容分为法规性公告、政策性公告、人事任免公告和重大事件公告。地税机关应当依照有关法律、法规向国内外公布需征纳双方知晓的重要税收事项。公告应通过媒体公布或发布。属广行文。

县以上（含本级）地税机关依照法定职权和规定程序制定并公布的，规定纳税人、扣缴义务人及其他税务行政相对人权利、义务，在本辖区内具有普遍约束力并反复适用的税收规范性文件，必须采用公告的形式发布，不得通过印发“通知”的形式下发。

税收规范性文件可以使用“办法”、“规定”、“规程”、“规则”等名称（不限于以上名称，实践中可以根据需要灵活启用其他名称），但不得称 “条例”、“实施细则”、“通知”或“批复”。

上级税务机关针对下级税务机关有关特定税务行政相对人的特定事项如何适用税收法律、法规、规章或税收规范性文件所做的批复，需要抄送本辖区的，应当按照本办法规定的制定规则和制定程序制定税收规范性文件，并使用税收规范性文件的名称。

税收规范性文件应当根据内容需要，明确制定目的和依据、适用范围、主体、权利义务、具体规范、操作程序、施行日期或有效期限等内容。

税收规范性文件必须经过法规部门进行合法性审核。未经法规部门进行合法性审核的税收规范性文件，办公室不予核稿，领导不予签发。合法性审核时需要附送的材料（如起草说明、制定依据、会签意见等），按法规部门的要求执行。

起草的税收规范性文件内容涉及征管业务及其工作流程的，经征管科技部门会签后，送交法规部门进行合法性审核；涉及税种管理和其他业务部门工作的，经相关业务部门会签后，送交法规部门进行合法性审核。

地税机关与其他机关联合制定涉税文件或者代地方人大、政府起草涉税文件，具体负责起草文件的业务部门应当将起草文本或会签文本送交法规部门进行合法性审核。

各级地税机关收到公告，除拟办给相应承办部门处理外，还应转送给相关职能部门，通过媒体、门户网站和办税服务厅等方式进行公布。承办部门收到公告的电子文档后，应直接转交办公室通过公文处理系统向下级地税机关封发传递；收到公告的纸质件后转交办公室直接翻印邮寄到下级地税机关，不需要经过任何签批程序。

（三）通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者需要周知的事项。具有约束性和告知对象的区域性。通告一般分为规定性通告和周知性通告。通告面向社会并具有一定的约束力，可采用张贴或媒体刊播的形式公布。属广行文。

（四）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规范性公文；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者执行的事项；任免人员。通知主要是上级机关对下级机关行文时使用，属下行文；向有关单位知照某些事项时，也可作平行文用。

（五）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。属下行文。

（六）报告

适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关询问。 “报告”中不得夹带请示事项；上级机关对下级机关的“报告”，一般不予回复。属上行文。

（七）请示

适用于向上级机关请求指示、批准事项。具有鲜明的隶属性。请示必须一文一事，文末必须有请示语，且主送机关应只有一个。除领导交办的事项外，请示一般不能主送领导个人。请示必须在事前。上级机关收到请示后应及时予以批复。请示应当在末页附注处注明联系人的姓名和电话。属上行文。

（八）批复

适用于答复下级机关请示的事项。具有答复事项专指性的特征。批复一般分为政策性批复、核准重大问题的批复和具体事务性批复。批复属下行文，上级机关批复下级机关的请示时，必须明确肯定地表态，若予否定，应写明理由。批复一般只送请示单位，若批复的事项需有关单位执行或者周知，可抄送有关单位。若请示的问题具有普遍性，可使用“通知”行文，发送辖区，不再单独批复请示单位；若请示的问题属具有普遍性而且涉及有关政策的调整，符合税收规范性文件要件的，应使用“公告”，不单独批复请示单位。

（九）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见一般分为参考建议性意见、表明意向性意见、工作指导性意见。意见可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应当按请示性公文的程序和要求办理；上级机关应当对下级机关报送的《意见》做出处理或者给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应当遵照执行；无明确要求的，下级机关可以参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。

（十）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。具有在不相隶属机关之间使用的灵活性和广泛性。函分为告知函、商洽函、询问函、请求批准函和答复函。函属平行文，有隶属关系的上下级机关之间不得使用函。请求批准函仅用于向平级机关或有关主管部门请求批准相关事项。

（十一）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。由标识、编号、纪要事项、出席人、签发人、发送单位等部分组成。会议纪要具有内容的纪实性和表述的纪要性，是根据会议的宗旨和会议记录，以及会议上使用和形成的其他文件材料，对会议的情况与决定事项进行整理、综合，择其要点，归纳概括而形成的一种会议公文。会议纪要主要有决议性、协议性和研讨性三种。其中，决议性会议纪要是通过会议认真讨论后做出相应决定，要求下级遵照办理或贯彻执行而形成的纪要，下发后对有关单位和人员具有约束力和指导作用。

第三章 公文格式

第八条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、附注、主题词（税务系统内发文不用）、信息公开选项、抄送机关（不再使用抄报、抄发）、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）秘密等级和保密期限

涉及国家秘密的公文应当分别标明密级（绝密、机密、秘密）和保密期限。其中，绝密、机密级公文还应当标明份数序号。

绝密级公文是指：含有最重要的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受特别严重损害的公文。机密级公文是指：含有重要的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受严重损害的公文。秘密级公文是指：含有一般的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受损害的公文。

密级应当标注在公文首页的右上角。标注密级时，应当在标注密级程度的同时标注保密期限，具体写法为“密级★保密期限”。

保密期限是指：保守国家秘密的时间界限。国家秘密的保密期限，应当根据事项的性质和特点，按照维护国家安全和利益的需要，限定在必要的期限内；不能确定期限的，应当确定解密的条件。国家秘密的保密期限，除有特殊规定者外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。

特殊规定是指：发文机关可以对保密范围中的某类事项的保密期限，规定为“长期”或确定保密的最短期限。如“秘密★6个月”，“机密★5年”，“绝密★长期”。

保密文件应当采用纸质文件发送，不得采用电子文件形式。

密件传递要使用特制的专用信封，通过办公室机要通信邮寄或者省级机关机要交换渠道传递（收文单位必须有机要交换资格），不能通过邮局邮寄。

若上级部门的来文是保密文件，则无论是回复还是向下转发，都要使用秘密文件。

（二）紧急程度

紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中，电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。公文的紧急程度应当标注在公文首页的右上角。如需同时标明密级的公文，密级应当标注在紧急程度的上面。

紧急公文中的“特急”是指：内容重要并特别紧急，已临近规定的办结时限，需特别优先传递处理的公文。“急件”是指：内容重要并紧急，需打破工作常规，优先传递处理的公文。

电报中的“特提”，适用于极少数当日要办的十分紧急事项，注明“特提”等级的电报，发电单位要提前通知收文单位机要部门；“特急”适用于3日内要办的紧急事项；“加急”适用于5日内要办的较急事项；“平急”适用于10日内要办的稍缓事项。

（三）发文机关标识

发文机关标识是指公文的文头，应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

公文文头一般由发文机关全称加“文件”二字组成；也可只用发文机关全称作文头。公文文头在首页上端居中套红。

（四）发文字号

发文字号由发文机关代字、年份(公元全称)、序号组成。一般标注在文头之下、横线上方居中位置。凡标注签发人的公文，发文字号不再居中，与签发人在同一行，移至左侧。机关代字应保持相对稳定，不得经常变动。年份应使用公元全称，去掉“年”字，并用六角括号“〔〕”括起；年份和序号一律使用阿拉伯数码；序号前一律不加虚位“0”。

联合行文，一般标注主办机关发文字号；也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。

明码、密码电报由办公室按明电和密电的有关规定分别编号处理。

省局公文的发文字号包括：

1.吉地税发〔公元年份〕××号。适用于：向上级机关请示、报告和提出意见；对税收政策和征管办法的调整与补充，以及执行中重要问题的明确和解释；向下级机关部署全局性的税收工作，制订工作制度，提出指导性意见；下达年度税收计划和税务经费安排；对税收收入及重要工作的完成情况和重大事件的情况通报；对下级机关或个人给予重大奖励、表彰或批评、惩处；机构的设置、变动；转发上级机关的重要文件；与平级机关或有关团体单位的联合发文；其他有关重要事项的通知。

2.吉地税函〔公元年份〕××号。适用于：向下级机关部署局部的、阶段性的或临时性的工作；对税收政策和征管办法执行中一般问题的明确和解释；对年度税收计划作局部调整；对税务经费作局部和临时性的安排；对税务日常工作有关情况的通报；一般性的表扬或批评；与平级机关商洽事宜、答复问题或报送需要平级机关核批的事项；转发平级机关与税收工作有关的文件；对下级机关的请示事项予以批复；对人大议案、建议和政协提案的答复等。

3.吉地税任字〔公元年份〕××号。适用于：按照干部管理权限，任免干部行政职务。

4.吉地税办发〔公元年份〕××号。适用于：代表省局向省以下（含省局）各级地税机关布置日常性的事务工作，通报有关情况；发布局机关内部适用的各类制度规定；通报局机关内部的有关情况。

5.吉地税办函〔公元年份〕××号。适用于：代表省局向平级单位的有关部门或其他单位行文，通报有关情况，商洽事宜；代表省局向上级机关的有关部门报送有关情况，提出意见和建议；代表省局发布各类会议、培训通知；代表省局向下级机关征求意见；向有关单位发出邀请；代表省局向有关单位提供证明。

6.中共吉林省地方税务局党组文件、中共吉林省纪律检查委员会驻吉林省地方税务局纪检组文件、中共吉林省地方税务局机关党委文件分别按“吉地税党组发〔公元年号〕××号”、“驻省地税局纪〔公元年号〕××号”、“吉地税党委发〔公元年号〕××号”等发文字号办理，并加盖相应印章。任命党组干部，统一用“吉地税党干任字〔公元年号〕××号”办理。

7.公告。发文字号格式为：××××年第×号。编号统一使用阿拉伯数字。

各市州、县（市、区）地方税务局和省局直属税务局、稽查局的发文字号，可参照省局公文的发文字号，根据工作需要确定。

（五）签发人、会签人

向有行政隶属关系的上级机关行正式公文，应当在首页文头之下、横线以上，与发文字号平行的右侧位置注明签发人、会签人姓名；联合上报的公文，应当注明联合单位签发人的姓名。下行文一般不需要标明签发人。

（六）公文标题

公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由发文机关、发文事由和文种组成。联合行文，一般不标明发文机关。以党组织的名义制发的公文一般不标明发文机关。发文机关名称一律用全称，不得使用简称。

公文标题中除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。标题中并列的词、词组、句子之间不用顿号、逗号或者分号，而是空一个字符（半个汉字的位置）。

转发上级机关的公文，如其标题过长，可以自拟事由摘要转发，但不能以上级机关公文的发文字号代替。转发上级通知，在其标题之后可不再标注公文种类，多层转发的公文标题，应就最原始的文件标题摘要拟制，不得出现在“关于”中套用“关于”、“转发”中套用“转发”和“通知”中套用“通知”等问题。

（七）主送机关

主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者约定俗成、为社会所公认的规范化简称、统称。主送机关应当视公文内容明确具体的发送范围，顶格标列于标题之下、正文的上一行。

在主送和抄送中，税务机关的名称应当使用“×××地方税务局”，不得使用简称。

在公文的正文中，税务机关的名称可以使用规范化简称。规范化简称为“×××地税局”。

根据方便实用原则，各市州、县（市、区）地方税务局可以与省局机关各处室、各直属单位并列为主送机关。

如主送的单位多而不发的单位少，可在“各市州地方税务局”后注明“（不发×××）”。

除受文单位和文中数据不同以外，其他内容都相同的文件为分缮填数文件。分别主送不同单位的分缮填数文件，只编一个文号，只发一个文件。公文拟稿时，由主办单位在主送栏中填写主送机关名称，用括号标明“分缮”字样。正文中内容不相同的部分空着不填。公文运转时，文件应当附送相关数据总表，供领导审核、签发时对照。印制公文时，主送单位、文中数据空着不填，等文件发出前，由主办单位分别填写主送单位和正文中空出的相关数据和项目。

（八）公文附件

公文附件指附属于公文正文的其他材料，具有对公文进行补充说明或提供相关资料等作用，是公文的重要组成部分。公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件名称。附件应当与正文装订在一起，附件有2件或者2件以上的，在附件首页用阿拉伯数码标明序号；如果不能合订，在附件首页分别标明公文的发文字号和附件的序号。如果附件不需打印或者不发，应当注明。

印发规章等公文或转发公文时，正文标题中已经标明所印发、转发的公文标题或主要内容的，文末不再将所印发或转发的公文列为附件。

（九）公文印章

公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖发文机关印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都要加盖印章。电报应当署签发人姓名，不需加盖发文机关印章，但应当在电报首页右上角“签批盖章”处加盖机关“发电专用章”。

（十）成文日期

成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准，电报以发出日期为准。

成文日期应当用汉字写全公元年、月、日，不得用阿拉伯数字书写。

（十一）公文附注

公文附注指需要说明的其他事项。公文附注在公文印章和成文日期之下，版记之上。公文如有附注，应当加括号标注。

（十二）公文主题词

公文应根据需要标注主题词。标注主题词应当注意以下几点：

1.税务系统内发送的公文，不再使用税务公文主题词；各级地税机关上报税务系统外的上行文，是否填写公文主题词，应按上级机关的有关规定执行。

2.主题词一般应当根据公文内容，参照国家税务总局印发的《税务公文主题词表》标注。

3.标注主题词的顺序依次为类别词、类属词、区域词和文种。

4.标注主题词，最多不超过6个。

5.主题词顶格标注在公文抄送栏的上方。电报可不标注主题词。

6.未列入《税务公文主题词表》的新的专用名词和新开征的“税种”名称，可以作为自由词标注主题词。

（十三）信息公开选项

信息公开选项为必填项，由拟稿者标注。根据需要知晓的范围，选项可分为主动公开、依申请公开和不予公开。

“ 主动公开”的公文为：国家、税务总局、省委和省政府等国家机关文件确定的法规、政策，以及局内制定下发的文件等与人民群众利益密切相关的内容，需要社会及广大纳税人知晓的公文，应当确定为“主动公开”。

“依申请公开”的公文为：与人民群众无密切利益关系的内部行政发文，不需要社会及纳税人知晓，但如需要可以申请查阅的非保密性文件，可以确定为“依申请公开”。

“不予公开”的公文为：属于秘密级以上的，法律、法规及有关规定确定免于公开的其他信息以及局内相关内容需要保密的公文，可以确定为“不予公开”。

（十四）抄送机关

抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化统称。

抄送机关按上级机关、平级机关、下级机关次序排列；同级机关之间一般按照党委、人大、政府、政协、军队、法院、检察院、人民团体、民主党派等次序排列。

抄送机关应当根据工作需要确定，不得随意扩大范围。抄送栏设于主题词之下、印发机关之上。

（十五）印发机关和印发日期

印发机关和印发日期分别标注在公文末页下端左、右两侧，在印发日期之下可以标明公文印数。

（十六）排版方式

文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。

（十七）印刷版记

一般包括主题词（税务系统内不需标注）、信息公开选项、抄送机关、印发机关、印发时间、文件份数、打印、校对人员单位和姓名等。版记末行可从左到右标明打印、校对人员姓名和文件份数。校对人员姓名之前应当注明主办单位。打印和校对人员单位、姓名等，应用横线隔标注在公文最后一页底端靠右，并后空一个字。

第四章 行文规则

第九条 行文应当确有必要，注重效用。对于可发可不发的公文，即无实质内容、无具体措施、无针对性、无指导性、缺乏操作性的公文，坚决不发。收到上级机关下发的政策性公文，若无重大补充规定或特殊要求，一般直接翻印即可，不必另行发文。对必须印发的公文严格控制发文范围，杜绝乱发滥送，避免重复行文。

第十条 各级地税机关应当根据各自的隶属关系和工作需要，在自己的职权范围内行文。可以向同级政府各部门和下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。超越职权范围的，应当会签有关单位或者与其他有关单位或者与其他机关联合行文。

第十一条 各级地税机关办公室根据机关负责人授权可以代本级机关行文。

第十二条 各级地税机关的内设机构除办公室和法律规定具有独立执法权的机构外不得对外正式行文，可以在自己的职权范围内向下级机关的相关部门和其他机关的有关部门行非正式公文。即，对外行文时只能使用“便函”，便函适用于商洽工作、询问和答复一般事务性问题，不作为正式公文。

地税机关内设机构所发便函的版头，由税务机关名称和内设机构名称组成，不加“文件”字样。便函的发文字号按内设机构代字自行编号，但文号中不得出现“地税”字样，成文日期上加盖内设机构印章，无版记。

第十三条 各级地税机关可以与同级政府各部门和下一级政府联合行文；可以与相应的党的组织和军队机关联合行文；可以与同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。

联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意后，也可以由地税机关行文，文中应当注明“经XXX政府同意”的字样。

同级机关之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或者撤销。

第十四条 属于提请党委、政府所属主管部门职权范围内解决的具体事务，税务机关在办理与之有关的公文时，应当按照部门职权范围直接报送该主管部门处理。

第十五条 向上级机关行文一般不得抄送下级机关；向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关；向上级机关和下级机关行文可以抄送同级机关；向同级机关行文可以抄送其他同级机关。

第十六条 转发上级机关公文，如无补充内容，应采取翻印的形式下发，并不再抄送上级机关。转发并需翻印的上级机关公文，由经办处（科）室提出转发意见，注明发放范围、数量，经主管局领导签批后，交办公室文书统一登记，由办公室统一印发。

第十七条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示类公文。

上报省政府的文件，如有省政府领导关于此事项的批示意见，须将其批示意见的复印件作为附件之一附在正文之后。各市州局上报省局的文件，如有省局领导批示意见，亦照此执行。

各单位向外报送的公文，应一律经由办公室承办。

省局报送的需要以省政府或省政府办公厅名义发文的代拟稿，以及需要省政府或省政府办公厅转发的公文，凡需配套制定实施细则的，原则上应将实施细则作为附件一并报送审批。若因特殊情况不能将实施细则一并报批的，应予说明。

第十八条 省以下各级地税机关作为受双重领导的机关，向上级机关行文，应当标明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。上级地税机关向下级地税机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

报告中不得夹带请示事项，对报告中提出的意见和建议，上级机关一般不作回复，下级机关在报告中也不得要求上级机关回复。

第十九条 各级地税机关一般不得越级行文。因特殊情况（如重大灾害、重大案件、重大事故等）必须越级行文时，应当抄送被越过的上级机关（下级机关反映其直接上级机关和领导人的问题的除外）。上级机关批复越级上报的请示时，也应当抄送被越过的机关。

省局的公文除政策性文件及需要基层部门直接办的业务文件外，一般只下发一级。

第二十条 机关负责人的讲话，不以正式公文形式下发，应该用内部简报或特刊的形式下发。对使用电话、内部网络或发便函即可办理的事项，不发正式公文。

第二十一条 除答复人大代表的建议、意见和政协委员的提案外，一般不对个人行文。

第五章 发文办理

第二十二条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟（会签）、审（复）核、签发、排版、校对、缮印、用印、登记、封发等程序。

（一）拟稿

草拟公文是指办文人员按照公文办理意图起草公文初稿的过程。基本要求是：符合国家的法律、法规及其他有关规定；情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；严格遵守公文体例、格式要求，准确标注密级和紧急程度，注明政府信息公开选项，结构层次序数规范，数字使用准确。

公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、成语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（二）会签（包括合法性审核）

1．内部会签（合法性审核）。本机关主办部门起草的公文，涉及其他内设机构职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关职能部门协商、会签。涉及税务规章和税收政策、征管制度的规范性公文，在送办公室审核前，应先送本机关法规部门，就上述公文从税法的统一性、规范性、立法技术、税收政策的协调和衔接等方面进行合法性审核；涉及调整税收征管业务流程的公文，应当会签征管部门；涉及计算机软件调整或修改的公文，应当会签信息部门；涉及调整机构、人员、编制的公文，应当会签人事部门；涉及财务支出事项的公文，应当会签财务部门；其他。

办文如有意见分歧，主办部门应当主动与会办部门协商，会办部门应当予以配合。经协商不能取得一致意见的，主办部门应当列明各方意见及理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请机关负责人协调或裁定。

对会签的公文，会办部门如无不同意见，由部门负责人签署姓名和日期；如有不同意见，应当提出书面会签意见，经会办部门负责人签字后送主办部门。

遇有重大问题的会签公文，会办部门应当充分讨论后提出会签意见。

对会签的公文，会办部门一般应当在3个工作日内提出会签意见。急件应当在1个工作日内会签，特急件应当随到随签。

2．外部会签。本机关起草的公文，涉及其他单位职权范围的，应商得其他单位同意或征求意见。会签前，本机关负责人应当在文头稿纸签发栏内明确签署意见，再送有关单位。如需紧急办理的，可派人持会签文直接送该单位。如需会签的单位较多，可将会签文复印后分头送达。

如会签单位返回修改意见，本机关对起草的公文作出相应调整的，应当再次送本机关负责人明确签署意见。

对由外单位主办和联合行文的外单位来会签的公文，应当由办公室提出拟办意见交有关部门办理。本机关主办部门对来文应当按办文程序提出会签意见，报机关负责人审签后，将会签文稿复印一份备查。

对由外单位主办的联合行文和外单位来会签的公文，如无不同意见的，由机关负责人签署姓名和日期；如有修改意见的，应当在来文中进行修改，并征得来文单位同意后，由机关负责人签署姓名和日期；如不同意会签的，机关负责人不签署姓名，并由主办部门向来文单位说明理由，将来文退回。

会签公文要抄送会签部门。

（三）审（复）核

1．主办部门审核。公文送办公室审核前，主办部门负责人应当进行审核（公文处理系统为“初审”功能）。初审的重点是：是否符合国家法律、法规及有关规定，提出新的政策、规定和措施等是否可行；是否需要会签其他职能部门或者有关单位；公文文种的选用是否适当，拟制的公文是否符合行文规则和公文格式的有关要求；文稿的结构是否严谨，层次是否清楚，观点是否正确，情况是否真实，数据是否准确等。

2．办公室核稿。公文送机关负责人签发前，应当由办公室秘书人员进行核稿。公文由主办部门负责人审核签名后，送办公室核稿（公文处理系统为“初核”功能）。需要机关内有关部门会签的公文，会签后送办公室核稿。办公室核稿的重点是：审批手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等；是否确需行文以及行文的级别、方式是否妥当；涉及其他职能部门或者外单位的问题，是否与其协商、会签；是否符合行文规则和公文处理程序，是否符合文种使用和公文格式的有关规定；提出的政策、规定是否与已发布文件矛盾或者重复；遣词造句、文字表达、标点符号、层次序数等是否准确规范；密级确定是否符合有关规定，发送范围是否适当，主题词标引是否正确，是否标明政府信息公开选项，是否发送电子文件，有关材料和资料是否齐备等。

经初核把关，对不成熟或质量上有问题的文稿，按以下办法处理：对确无行文必要的，应提出建议并说明情况，经办公室负责人批准后退拟稿部门处理；对内容不成熟或文字上需要作大量修改的，提出处理意见后，直接退拟稿部门修改；对未按公文处理有关规定办理，手续不全、材料不充分的，提出具体意见后，直接退拟稿部门补办；对质量上虽有些问题，但不需要退回拟稿部门修改的，由办公室负责修改，也可以与拟稿部门共同修改；办公室初核改动较大的，须经拟稿部门负责人审签认可。

（四）签发

1．以机关名义制发的公文，由机关负责人签发。其中，以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的平行文或下行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发；对涉及重要税收政策或重大问题的，由其他负责人审阅后送主要负责人签发。

以本机关名义制发的人事任免通知由机关主要负责人签发；会议纪要由会议主持人签发；需要外单位会签的公文，应当先经本机关负责人审签；联合行文须经所有发文机关负责人签发。其中，联合制发的上行文，由机关主要负责人或者主持工作的负责人签发。电报由机关主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。签发公文应当符合存档要求。不得使用圆珠油笔和铅笔，不得使用蓝黑色和黑色以外其他颜色的墨水。

2．以办公室名义制发的公文，由办公室主任签发，或者授权副主任签发；如有需要，送机关负责人签发。

3．签批公文，签发人应当明确签署意见，并签署姓名和审批日期。其他审签人圈阅后签署姓名和日期，视为同意。

未经办公室审核的公文，机关负责人不予签发；文稿经负责人核准签发后，即定稿生效，具有法定效力；签发后的公文，未经签发人同意，不得改动。拟稿人不得签发自己草拟的公文。

（五）编号

领导签发后的公文，由办公室文书部门负责文件编号。检查原稿上有无负责人签字，有负责任人签字的方可予以编号。

（六）排版

公文编号后，由办公室按标准格式进行排版。各级机关行文都要按照省局规定的统一格式和字体进行排版。

页边距：上3.7厘米；下3.5厘米；左2.8厘米，右2.8厘米。页面设置：每页22行，每行28个字。标题：小标宋体2号；正文：仿宋体3号；一级标题：黑体3号；二级标题：楷体3号。

字库采用方正字库。

（七）校对

公文签发后，由办公室统一登记、编号、缮印。主办部门以签发公文的原稿为蓝本，同打印的清样或者打字室返回的电子版清样进行校对，经主办部门校对后的文件方可封发。校对的重点是：校正与原稿不符的部分；补正被遗漏的部分；校正错别字词；校正标点符号、公式、图表方面的错漏；纠正格式方面的差错；查找公文中的疏漏。校对中发现问题后应当向公文审核人员反映，对实质内容的改动须征得签发人同意。

（八）缮印

对完成拟制程序的公文，由办公室按照规定的标准格式统一缮印。缮印时要注意以下几点：缮印文件以负责人签发的原稿为依据，不得改动；印制的版面、格式符合规定；字迹清晰，页面整洁美观，页码不错不漏，双面印刷，左侧装订；公文所附的文件如为热敏传真纸，应复印后发送、存档。

（九）用印

印制成正式文本的公文，由办公室统一加盖印章。用印时要注意以下几点：有负责人签字并确认符合规定的，方可在制成的公文上加盖机关印章；加盖印章的公文份数是否与原稿标明印刷份数相同，多余份数不加盖印章；用印时，印章上沿不压正文，下沿压盖在落款年月之上，骑年盖月。联合行文需加盖3个及3个以上印章时，应当将各发文机关全称或规范化简称排在成文日期和正文之间，主办机关印章在前，各印章应当在本机关名称上加盖；印模效果应呈正面图样，清晰端正。

（十）登记

公文印成发出前，办公室应当对所发公文的份数、序号及发往单位、日期、文号、标题、密级、附件和封发情况等进行登记。

（十一）封发

制成的纸质公文登记后，办公室应当按主送、抄送去向分别装封和发出。封发时应注意以下几点：清点公文份数；对发送范围、密级、时限、有无附件、是否用印等逐项检查，准确无误后再装封；收件机关的名称、地址、邮编要书写准确、清晰；对于急件、密件，要在封套上加盖“急件”、“密件”戳记并进行登记；装封时，封口要严，不得用书钉装订，使用浆糊不得粘住封内公文。

（十二）公开

凡确定为“主动公开”的文件，拟稿部门应当于文件正式封发后5个工作日内，按规定格式及内容报送办公室，在本级政府网站公开，同时报送外网管理部门在地税门户网站公开。特殊情况，需要延期公开的，由部门主管领导批准后可延期公开，但最长不得超过15个工作日。

（十三）追回

公文发出后，因发现错误需要追回的，办公室应当及时通知发送范围内的所有单位，有关单位应当配合做好公文收回工作。

第六章 收文办理

第二十三条 收文办理指对收到公文的处理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、督查、催办等程序。

（一）签收

收文人员收到公文后，应当在对方投递单或送文簿上签字以示收到。签收时要注意以下几点：

1、清点实收文件，与对方的投递单或送文簿核对，查看是否相符，包装和封口是否牢固，确认无误后再签收。

2、如发现错投应当及时退回或转投，有散包或被拆后重封等现象的应当立即追查原因。

3、收到绝密级公文后，必须在机要室存放并专人保管。

4、本机关内设机构收到外单位来文应当交办公室签收。

各市州局办公室必须由专人负责按时查看本单位的部门信箱，及时接收省局制发的电子文件。各地接到电子文件后，要及时处理，不得延压。

（二）登记

公文签收无误后，收文人员应当对来文进行登记。登记的内容主要包括：收文编号、日期、来文机关、文号、标题、密级、紧急程度、附件、份数、处理情况等。

（三）审核

对下级税务机关上报和平级单位报送并需要办理的公文，办公室应当对来文的合法性、规范性和关联性等进行审核，核对无误后再签收。

来文出现以下情况的，应予退回：不属于本机关职能范畴的；不应当由本机关办理的；与有关法律、法规及规章相抵触的；文种使用不当，违反行文规则的；未注明签发人，文头与机关代字相矛盾的；未用印或用印有误，未注明附件或附件有缺漏的；未使用文头纸且不加盖公章的等。

对来文标有“特急”或“急件”字样的，收文部门应当优先进行审核，及时送下一环节办理。

（四）拟办

经签收、登记后，需要本机关办理的公文，应当由办公室负责人提出拟办意见。拟办意见应当明确、具体。如不宜提出具体拟办意见，应呈请机关负责人批示，根据批示交有关部门办理。

1、拟办给局长阅示的文件

（1）省委、省政府和国家税务总局的全局性工作部署、征管制度变革、重大税收政策调整、要求局领导参加的会议通知等文件。

（2）系统内重大人事、财务以及其他重大事项的请示和报告。

（3）涉及两个以上处室，且不属于同一主管局长分管的事项。

（4）其他应该由局长亲自阅示的文件。

2、同时拟办给局长和主管局长阅示的文件

（1）省委、省政府下发的常规性文件，省委、省政府和省委办公厅、省政府办公厅下发或者有关部门以省委省政府名义下发，内容涉及税收政策和业务的文件。

（2）国家税务总局下发的单项税收政策、措施和要求等文件。

（3）下级机关上报的单项重要事项的请示和报告。

3、拟办给主管局长阅示的文件

（1）常规性税收政策、税种管理、行政事务管理类文件。

（2）内容涉及主办处室明确，且属于一位主管局长分管范围的常规性文件。

（3）内容涉及两个以上处室但属于同一主管局长分管范围的常规性文件。

4、特殊情况下文件的拟办

（1）如文件要求紧急，需局长阅示但局长不在家时，按党组成员排名顺序呈送拟办文件。

（2）如文件要求紧急，需主管局长阅示但主管局长不在家时，将文件拟办给局长；如果局长也不在家，则按党组成员排名顺序呈送拟办文件。

（3）如来文明确指出主办处室，但主管局长不在家，由办公室直接分送相关处室先行阅处，并呈局长阅示。

（五）承办

机关负责人对办公室呈请批示的公文应当提出批办意见。如对拟办意见无异议，负责人圈阅视为同意。如拟办意见为呈请负责人阅示的，或者对拟办意见有补充以及不同意拟办意见的，负责人应当作出明确的批示。

（六）督查催办

承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求优先办理，确有困难的，应当及时向交办的文秘部门说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。

公文办理中遇有涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商。如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致意见，可以报请上级机关协调或者裁定。

审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

经机关负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责督查催办。紧急公文应当跟踪督查催办，重要公文应当重点督查催办，一般公文应当定期督查催办。

公文承办部门对需要查办落实的事项，规定时限的，按规定时限尽量提前完成；未规定时限的，应当尽快办结；对有特殊要求的，要特事特办。情况特殊需要延长查办时间的，要及时报告原因和办理进展情况。

第七章 公文归档

第二十四条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》及其有关规定和《全国税务机关档案管理办法》（国税发〔1996〕64号）、《全国税务机关归档文件整理办法（试行）》（国税发〔2000〕204号）的规定，及时将公文定稿、正本和有关材料交本部门文秘人员整理、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第二十五条 归档范围内的公文，应当以“件”为单位进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒。首页右上部空白处加盖“归档章”，打印文件目录。

归档文件整理的具体方法，按照全国档案行业标准《归档文件整理规则》的规定执行。

第二十六条 联合办理的公文，原件由主办机关整理、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。

第二十七条 税务机关公文的归档范围和保管期限，按照《全国税务机关档案管理办法》（国税发〔1996〕64号）及其有关规定执行。每年6月30日前将本部门上一年度办理完毕的公文、材料经整理后集中向本机关档案室移交。

第二十八条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料应当符合存档要求。归档公文的用纸应当是中性纸，字迹材料应当是墨汁、碳素或蓝黑墨水。

第二十九条 重要会议形成的文件，包括光盘、软盘、录音带、录像带、照片等有关材料，应当由会议组织人员按照归档要求编写说明后，交本机关文秘部门整理、归档。

第三十条 实现办公自动化取消纸质公文运转时，应将机关领导人签发并加盖印章的正式公文作为定稿归档。

公文处理和档案管理同时实现自动化时，电子公文直接归入档案数据库；档案管理未实现自动化时，应当先建立公文数据库，接受应归档的电子公文，待实现档案管理自动化以后，再转入档案数据库。

第八章 公文管理

第三十一条 公文由办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第三十二条 办公室应当建立健全公文管理的有关制度。各级地税机关可以按照本实施办法的规定，结合本地实际，制订相关的公文保密、档案管理、督查督办、公文目标管理等制度，定期对执行情况进行检查，切实做好公文管理工作。

第三十三条 上级机关的公文，除密码电报、绝密级和注明不准翻印的以外，经机关负责人或者办公室负责人批准，可以翻印。翻印的公文，应当加盖印章，标注翻印的机关、日期、份数和发送范围。翻印的公文视同正式公文管理。

第三十四条 公文的报送。各级税务机关报送上级税务机关的公文，不得同时报送上级税务机关内设机构，也不得重复上报；邮寄时，收件人（单位）应与公文主送单位一致。各级地税机关报送省局的公文，数量为1份。

第三十五条 传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。保密文件应当采用纸质文件发送。纸质密件传递要使用特制的专用信封，通过办公室机要通信邮寄或者通过机要交换渠道传递，不得通过普通邮政、快递等无保密措施的渠道传递。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。

若上级部门的来文是保密文件，无论回复还是向下转发，都要使用秘密文件。

第三十六条 公开发布行政机关公文，应当经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力，各级地税机关可以不再行文。同时，发文机关应当印制少量文本，供存档备查。

第三十七条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章，视同正式公文保管。

第三十八条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第三十九条 不具备归档和存查价值的公文，经办公室负责人批准，可以销毁。

第四十条 销毁密级公文应当到指定场所由2人以上监销，保证不丢失，不漏销。有条件的地区也可委托当地保密局销毁。销毁密级公文应当进行登记。

第四十一条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十二条 绝密级公文，必须严格按照现行保密法律法规的规定执行。同时，应当遵守以下规定：

（一）税务机关制发绝密级公文时，应根据工作需要，确定公文的发送单位和知悉人员的范围，并在公文中予以注明。

（二）税务机关必须严格按照公文规定的范围组织阅读和传达，并对接触和知悉绝密公文内容的人员做出文字记载。

（三）税务机关制发的绝密级公文由制发单位统一收回，经登记、审批后监销。

第四十三条 各级税务机关的办公室负责明码电报和密码电报的收发与管理。

第四十四条 密码电报必须严格按照国家保密法及其有关规定使用和管理。密码电报不得翻印、复制，不得密电明复、明电密电混用。在明码电报和公文中，不得直接引用密码电报的文号、日期和内容，不得将密码电报作为普通公文的附件。

第四十五条 机关的印章由办公室统一管理。使用机关的印章， 应当由机关负责人或者授权办公室负责人签字。机关内设机构的印章，由内设机构自行管理。

第九章 电子公文

第四十六条 电子公文是指在计算机网络系统中形成的具有规范格式的公文的电子数据。税务机关制发的电子公文在税务系统内部具有行政效力，可以作为本系统、本机关内部处理公务的依据。

第四十七条 各级地税机关应当通过地税系统内部建立的公文处理计算机应用系统，按照本实施办法和有关规定进行电子公文的办理、管理、整理和归档。

第四十八条 地税系统内部发送的各类文件，一般应当采用电子公文。需要对税务系统以外的其他单位发送的公文，应当制成纸质文件。

第四十九条 利用计算机网络系统处理秘密、机密级公文，必须按照国家有关规定，报保密主管部门审批，确保涉密公文的安全。

绝密级公文不得利用计算机网络系统进行处理。

第五十条 电子公文应当按照《全国税务机关档案管理办法》和《吉林省档案管理办法》确定的范围，将处理过程中形成的不同电子版本归入税务档案数据库。具有永久和长期保存价值的电子公文，应当同时将电子公文的最终版本制成纸质文件归档。

第五十一条 电子公文在归档时应当对标题、发文字号、发文日期、发文单位、密级、主题词、类别、保管期限进行标引。有相应纸质文件的，还应标引纸质文件的档号。

第五十二条 公文处理系统中形成的电子公文数据应当备份。

第十章 附 则

第五十三条 税务专业文书、执法文书按有关规定处理。

第五十四条 本实施办法由省局办公室负责解释。

第五十五条 本办法自2011年10月1日起施行。原《吉林省地方税务局关于印发〈吉林省地方税务局公文处理办法〉的通知》（吉地税发〔2006〕35号）同时废止。