宁夏回族自治区国家税务局关于印发《政府采购档案管理暂行办法》的通知

各市、县（区）国家税务局，银川经济技术开发区国家税务局，宁东能源化工基地国家税务局，局内各部门（单位）：

　　现将《宁夏回族自治区国家税务局政府采购档案管理暂行办法》印发给你们，请遵照执行。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 宁夏回族自治区国家税务局
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2013年6月19日

　　宁夏回族自治区国家税务局政府采购档案管理暂行办法

　　第一章 总 则

　　第一条 为了加强政府采购档案资料的管理，有效保护和利用政府采购档案资源，维护档案的完整性，真实全面反映政府采购过程，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国档案法》及有关规定，结合全区国税系统政府采购工作实际，制定本办法。

　　第二条 本办法适用于全区国税系统各级采购人的政府采购档案管理。

　　第三条 本办法所称政府采购档案是指全区国税系统在开展政府采购活动以及政府采购管理工作中形成的文件、数据、表格等资料。

　　第四条 全区国税系统政府采购档案管理工作由财务部门负责组织实施。政府采购档案管理应接受上级采购部门的业务指导、监督和检查，并按照档案管理相关规定加强管理，确保政府采购档案收集齐全、整理规范、方便利用。

　　第五条 全区国税系统应加强政府采购档案的管理，保证档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。

　　第二章 政府采购档案的内容

　　第六条 政府采购档案包括：

　　(一)采购管理工作中形成的文件资料；

　　(二)采购项目实施过程中形成的各种文件资料；

　　(三)采购档案管理记录资料。

　　第七条 采购管理工作中形成的文件资料按资料类别立卷归档，具体包括：

　　（一）政府采购相关制度、规定；

　　（二）审批、备案资料；

　　（三）政府采购项目台账；

　　（四）政府采购实施计划、执行情况、信息统计报表及分析；

　　（五）政府采购专项工作资料；

　　（六）其他重要数据及资料。

　　第八条 采购项目实施过程中形成的文件资料按采购项目进行立卷，一宗一卷。具体包括：

　　(一）采购项目准备阶段资料

　　1、政府采购预算及经批准追加或调整采购预算的相关资料；

　　2、政府采购实施计划及经批准追加或调整实施计划的相关资料；

　　3、采购项目立项申请及相关批件；

　　4、采购项目业务、技术需求及相关说明，包括变更采购方式建议、推荐供应商建议的情况；

　　5、政府采购领导小组、采购工作组研究确定采购组织形式、采购方式和其它重要事宜的会议纪录或批件；

　　6、经批准的项目审批资料，包括授权采购审批表、政府采购进口产品申请表等资料；

　　7、委托采购代理协议。

　　（二）招标采购项目实施阶段文件资料

　　1、招标采购文件论证资料；

　　2、招标采购公告（包括公开招标公告以及邀请招标资格预审公告等）；

　　3、供应商投标资格审查记录；

　　4、招标文件，包括商务文件、技术资料、样本、图纸等；

　　5、招标文件领取记录；

　　6、对招标文件进行澄清或修改的文件及说明；

　　7、投标文件、投标保证金、投标样品收取记录；

　　8、投标文件补充、修改或撤回记录；

　　9、评审专家抽取记录及名单；

　　10、参加开标供应商代表签到记录；

　　11、开标现场工作人员签到记录；

　　12、开标顺序抽签记录；

　　13、投标文件密封情况检查记录；

　　14、开标情况记录；

　　15、开标一览表；

　　16、投标文件正本及其它资料；

　　17、开标现场音像资料；

　　18、评审委员会工作资料，包括委员会主任推选结果、评审纪律、评分办法、评审细则；

　　19、评审记录、评分明细表、评分汇总表；

　　20、评审报告、中标候选供应商排序表；

　　21、项目废标报告及处理意见；

　　22、评标现场音像资料。

　　（三）非公开招标项目实施阶段文件资料

　　1、采购文件，包括谈判文件、询价文件、协议供货竞标竞价文件等商务资料和技术资料；

　　2、协议供货网上交易系统页面打印件，包括“项目发布”、“选择确定参与竞争的品牌型号”、“选择确定参与竞争的协议供货商”、“选择确定二次竞价的方法”等；

　　3、采购文件领取记录；

　　4、对采购文件进行澄清或修改的文件及说明；

　　5.采购响应文件、保证金、样品的收取记录；

　　6、采购响应文件补充、修改或撤回的记录；

　　7、评审专家抽取记录及名单；

　　8、采购响应文件密封情况检查记录；

　　9、采购响应文件正本及其它资料；

　　10、谈判情况、评审情况、评审结果记录；

　　11、协议供货网上交易系统“自动确定成交供应商”页面的打印件；

　　12、采购及评审现场的音像资料；

　　13、停止采购的报告及处理意见。

　　（四）采购结果确定及执行阶段文件资料

　　1、项目实地考察资料；

　　2、采购结果审批表或相关批件；

　　3、政府采购领导小组会议纪录；

　　4、中标通知书、成交通知书及送达记录；

　　5、中标结果公告；

　　6、项目采购合同；

　　7、采购合同的补充、修改、中止或终止执行资料；

　　8、验收资料；

　　9、付款结算资料；

　　10、项目执行情况抽查报告、检测报告及处理意见等；

　　11、供应商质疑材料、处理过程记录及答复；

　　12、供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定。

　　（五）其它需要存档的资料

　　第九条 采购档案管理记录资料具体包括：

　　（一）采购档案交接清册；

　　（二）采购档案借阅记录；

　　（三）采购档案销毁清册。

　　第三章 政府采购资料的归档

　　第十条 政府采购资料的归档程序包括资料的收集、整理、编制目录、立卷、归档等。

　　第十一条 采购项目开展过程中，经办人员应及时收集产生的各类采购资料，保证资料的完整性、规范性，对遗漏、缺失或未按规定签章的资料应随时补正。

　　第十二条 采购项目档案资料，应在合同标的物交付验收并结清价款30日内，整理装订：

　　1、资料核对。按要求核对所收集的采购资料，对于同一采购项目编号有多个合同的采购资料应当存放在一起。采购资料应是合法有效的原件。

　　2、资料补正。对签名、印鉴或审批手续不全的要及时补办相关手续。缺少的采购资料及时补齐，无法补齐的书面说明原因。

　　3、资料复印。无法按规定原件归档的资料，应制作复印件，并注明原件存放地。

　　4、纸张型号。采购资料应使用通用的A4纸，对原件为热敏纸等难以长期保存的或页面小于16开的要用A4纸复印、并将原件粘贴在复印件上。

　　5、资料排列。按政府采购工作流程顺序排列。对具有相对独立性的招标文件、投标文件正本以及大型工程图纸、设计效果图、光盘、磁盘等无法装订成册的资料，应在档案目录中统一编号，单独保存。

　　6、资料整理。整理时要顺页、朝左、顶齐，并按序逐页在右上角处编写页码。

　　7、目录编制。目录应注明为“政府采购档案目录”，目录与卷内资料一一对应，注明页码范围。

　　8、立卷装订。按项目编号进行装订。资料较多无法在一本（盒）中装订的可分多册装订。卷宗封面填写项目名称、项目编号和卷宗号等信息。

　　第十三条 委托政府采购代理机构采购的，各自保管经办事项的资料原件。

　　第十四条 采购管理工作中形成的文件资料应按照资料类别，及时收集、按年整理、时间顺序排列、编制目录、立卷装订。

　　第十五条 纸质资料的电子信息及时备份，使用专门的电子介质归档保管。

　　第十六条 年度终了，政府采购档案移交采购档案管理人员归档保管。

　　第四章 政府采购档案的保管

　　第十七条 政府采购档案的保管期限，从采购项目结束或采购管理工作所属年度终了之日起15年。

　　第十八条 财务部门要建立政府采购档案管理岗位责任制度，并设专人负责档案管理工作。

　　经办人员负责档案资料的收集、整理、编制目录、立卷装订。

　　档案管理人员负责采购档案的安全保管以及查阅、借阅、复印等使用管理。

　　第十九条 档案管理人员应妥善保管采购档案，保证存储场所的清洁卫生，做好防虫、防鼠、防尘、防潮、防火、防盗等工作。

　　第二十条 档案管理人员工作变动，应办理交接手续。

　　第二十一条 全区国税系统定期对政府采购档案的管理情况开展检查，积极配合监管部门开展的政府采购档案检查。

　　第五章 政府采购档案的使用管理

　　第二十二条 全区国税系统应充分利用政府采购档案资源，加强使用管理。

　　第二十三条 查阅采购档案，须经财务部门负责人批准，在档案室进行阅览。需复印的，应由档案管理人员按指定页码进行复印。

　　第二十四条 借阅采购档案，须经财务部门负责人批准，由档案管理人员办理借阅手续。

　　档案借出，须在5个工作日内归还。归还时，档案管理人员须核查资料。

　　第二十五条 档案管理人员和查借阅人员应对政府采购档案的保密、安全和完整负责，不得污损、涂改、转借、拆封、抽换或者未按规定复印。

　　第二十六条 保管期满的政府采购档案，应按档案管理有关规定办理销毁手续。

　　第六章 附 则

　　第二十七条 本办法由宁夏回族自治区国家税务局财务管理处负责解释。

　　第二十八条 本办法自印发之日起施行。